Interview mit dem Vorstandsvorsitzenden Frank Roebers
Im Jahr 2006 entschloss sich das IT-Unternehmen Synaxon dazu, beinahe alle unternehmensrelevanten Informationen in einem Wiki abzulegen und für jedermann zur Änderung freizugeben. Danach folgten zahlreiche weitere Social-Media-Anwendungen, um zu einem echten »Unternehmen 2.0« zu werden. Über die Erfahrungen der Synaxon AG mit diesem ungewöhnlichen Ansatz sprach das Social Media Magazin mit dem Vorstandsvorsitzenden Frank Roebers.
Sie haben derzeit erfolgreich ein Wiki im Einsatz.Was können Mitarbeiter dort sehen?
Roebers: Jeder kann alles sehen: Es gibt seit der Einführung der Wikis nur noch sehr wenige Informationen, die nicht für alle Mitarbeiter sichtbar sind. Dazu gehören zum Beispiel noch Gehaltsinformationen und ausgefüllte Mitarbeiterbewertungsbögen. Über 95% der im Unternehmen verfügbaren Informationen sind für jeden Mitarbeiter einsehbar. Dazu gehören auch alle Projekte und strategischen Geschäftspläne. Außerdem kann jeder alles ändern und die Änderungen gelten ohne weitere Freigabe sofort. Das gilt auch für alle Prozessbeschreibungen und Unternehmensregeln.
Wird das System auch genutzt?
Das Wiki ist sehr erfolgreich. Es gibt insgesamt mehr als 50.000 Seiten in der Datenbank. Insgesamt gab es mehr als 90 Millionen Seitenabrufe und knapp 400.000 Seitenbearbeitungen seit das »SynaxonWiki« eingerichtet wurde. Daraus ergeben sich ca. 8 Bearbeitungen pro Seite und fast 250 Seitenabrufe pro Bearbeitung. Jeden Tag gibt es im Schnitt mehr als 400 Änderungen im Wiki.
Haben Sie nicht Sorge, dass Missbrauch getrieben wird?
Die Angst bei Unternehmen ist groß. Ich habe tatsächlich noch von keinem anderen Unternehmen gehört, dass alle Änderungen in solchen Systemen ohne Freigabe automatisch sichtbar werden lässt. Wir haben aber bislang ausschließlich gute Erfahrungen damit gemacht. Fakt ist, dass es seit der Einführung keinen einzigen Missbrauchsfall gegeben hat. Das Wiki ist das zentrale Informations- und Arbeitsinstrument der Synaxon geworden. Es hat über 300 wichtige Änderungen von Unternehmensregeln gegeben. Auch hier wurde nicht eine einzige Änderung wieder zurückgenommen.
Es gab einen Fall, in dem ein Kollege die Kosten für Hotelübernachtungen im Außendienst nach oben angepasst hat. Diese Änderung wurde von einem Vorstand modifiziert. Dennoch blieb es dabei, dass es danach die Möglichkeit gab, höhere Kosten als vorher abrechnen zu können. Es hat zum Teil erhebliche Anpassungen von wirtschaftlich sehr bedeutsamen Regeln und Prozessen durch Mitarbeiter gegeben, die keine Führungskräfte sind.
Welche Vorteile haben Sie dadurch gewonnen?
Einer der wichtigsten Effekte des Wikis ist sicher zum einen, dass der Informationsstand aller Mitarbeiter viel besser ist als vorher. Die wesentlichen Unternehmensdokumente sind immer aktuell. Zum anderen sind Führungskräfte von unsinnigen Entscheidungen befreit, die heute an der Stelle getroffen werden, wo die Fachkompetenz sitzt. Die Produktion von Wissen und Innovation hat sich von der klassischen Hierarchie abgelöst. Es sind viel mehr Mitarbeiter als vorher an der Produktion und Innovation beteiligt.
Haben Sie noch weitere Wikis im Einsatz?
Wir haben in der Zwischenzeit weitere Wikis für unterschiedliche Zielgruppen und Zwecke eingerichtet. Hier ist vor allem der Partner PC-Spezialist zu nennen. Auf dieses Wiki können die Mitarbeiter der Synaxon, alle Franchisenehmer und deren Mitarbeiter zugreifen. Auch dieses Wiki funktioniert sehr gut.
Welche anderen Social Media Tools setzen Sie noch ein?
Nach dem erfolgreichen Start der Wikis wurden weitere Web-2.0-Applikationen integriert. Der nächste Schritt war die Einführung von Blogs. Diese wurden sowohl als Blogs für den internen Gebrauch als auch als öffentliche Blogs eingeführt.
Welche Erfahrungen haben Sie mit solchen Blogs?
Die Blogs werden langsam zu einem Erfolgsmodell. Wir haben in den letzten 36 Monaten mehr als 2.500 externe, öffentlich lesbare Blogeinträge geschrieben. Unser Partner »PC-Spezialist« bloggt mittlerweile auch in großer Anzahl und es wird langsam zu einem monetär messbaren Erfolgsmodell. Mindestens 10 unserer Partner sind durch das Bloggen mittlerweile zu den wichtigsten Schlüsselwörtern in Google auffindbar, ohne dafür zahlen zu müssen.
Sehen Sie in allen Social-Media-Applikationen ein Erfolgsmodell für Enterprise 2.0?
Es hat nicht alles funktioniert, was wir im Bereich Enterprise 2.0 angefangen haben. Second Life hat sich beispielsweise als Sackgasse erwiesen. Die technischen Anforderungen sind einfach für den Firmeneinsatz noch zu hoch. Nicht nur, weil man Rechner mit erheblichen 3D-Grafik-Leistungen benötigt. Wenn alle Kollegen gleichzeitig in Second Life arbeiten würden, würde unser Netz einfach kollabieren. Da ist die Anforderung an die Bandbreite einfach zu groß.
Instant Messenging mit Jabber hingegen kann wieder man als Erfolg verbuchen. Im Gegensatz zu Skype stört Jabber nicht unser EGIS und ist durch die Quelloffenheit erheblich flexibler. Wenn auch der von uns genutzte Client Spark sicher noch nicht das Optimum darstellt. Er ist gerade in Verbindung mit VPN nicht so stabil, wie er sein sollte. Wir werden wahrscheinlich demnächst auf Google Talk umstellen.
Welche Strategien werden Sie in den nächsten Jahren umsetzen?
Wir werden in den nächsten Jahren weitere deutliche Schritte unternehmen, um uns näher an das Unternehmensleitbild heranzubewegen. Wir wollen zu einer Open Company werden: Darunter verstehen wir das Teilen von Wissen und Informationen. Mit Mass Collaboration wollen wir die externe Kooperation und Zusammenarbeit besser unterstützen. Wir akzeptieren auch Unvollständigkeit, wenn wir dadurch Geschwindigkeit gewinnen. Dann gibt es noch Microworks, die auf uns zukommen – hier geht es darum, dass wir Hürden abschaffen, die kleinere Änderungen unverhältnismäßig verzögern.
Wie wollen Sie mit den festen politischen Strukturen eines großen Unternehmens umgehen?
Wir werden vor allem die Social-Network-Themen nach und nach in den Vordergrund stellen. Hierbei geht es in erster Linie um die Identifizierung und Vermarktung von Wissen. Aber es geht auch um die weitere Virtualisierung von Arbeit und die damit verbundene Loslösung von fester Infrastruktur. Solange erfolgreiche Zusammenarbeit an persönliche Kontakte und vor allem an die Anwesenheit der Beteiligten in einem Gebäude geknüpft ist, werden wir sehr wertvolle Netzwerkeffekte nicht realisieren können. Das Schlagwort »Mass Collaboration« aus unserem Leitbild ist so nicht zu erreichen. Es handelt sich aber um ein lohnenswertes Ziel, da wir unsere eigenen Ressourcen erheblich erweitern könnten, wenn wir diese Fesseln sprengen.
Werden auch alle mitspielen?
Es ist leider momentan so, dass unsere bisherigen Werkzeuge am Besten funktionieren, wenn sie von Menschen innerhalb unserer Gebäudemauern genutzt werden. Ich glaube erstens, dass dies nicht gut ist und zweitens, dass wir dies zum Nutzen aller Beteiligten ändern können. Es gibt sehr eindrucksvolle Beispiele, von denen wir lernen können. Eines davon ist die Organisation von Open-Source-Projekten, vor allem Ubuntu. Hier wird mit tausenden, weltweit verstreuten Entwicklern auch kommerziell erfolgreich gearbeitet. Ubuntu hat mittlerweile mehr als 25 Millionen Installationen und ist ein nennenswerter wirtschaftlicher Faktor geworden. In diesem Projekt wurden meiner Meinung nach Maßstäbe in der Zusammenarbeit gesetzt, die auch auf uns übertragbar sind. Ein wesentlicher Unterschied zu uns ist bei Ubuntu, dass nicht-öffentliche Kommunikation unerwünscht ist. Das ist heute noch weit entfernt von unserer Art zu arbeiten.
Müssen Sie jetzt eine neue Art der öffentlichen Kommunikation erfinden?
Bei uns ist die öffentliche Kommunikation die Ausnahme. Die Regel sind immer noch Abstimmungen in Besprechungen, trotz Wikisierung. Diese werden bestenfalls auszugsweise als Protokoll nachträglich ins Wiki gestellt. Daraus folgt, dass eigentlich nur Mitarbeiter im Standort Bielefeld immer top informiert sind. In unserem alten Leitbild habe ich mal diesen Effekt als Unternehmensautismus beschrieben. Wir haben hier mittlerweile erhebliche Fortschritte zu damals gemacht, sind aber weit hinter dem Möglichen geblieben. Im Umfeld der netzöffentlichen Kommunikation hat hier die Plattform Twitter Maßstäbe gesetzt.
Wir nutzen eine für den gewerblichen Bereich optimierte Mikroblogging-Plattform. Es handelt sich um Yammer. Die Idee dahinter ist, dass man immer sehr kurz mitteilt, an was man gerade arbeitet. Die Abgrenzung zu dem bereits intensiv genutzten Instant Messenging mit Jabber ist, dass es nicht in erster Linie dazu dient, sich kurz zu bestimmten Themen abzustimmen, dazu soll auch weiterhin Jabber genutzt werden.
Welche Überzeugungsargumente werden notwendig?
Es werden positive Effekte dadurch erzielt, dass alle Teambeteiligten wissen, woran die anderen gerade arbeiten. Um dem Ideal der Netzöffentlichkeit wieder einen Schritt näher zu kommen, haben wir auf unserer Website einen digitalen »Unternehmenslebenstrom« zur Verfügung gestellt. Hier kann man uns inzwischen ganz gut bei der Arbeit zusehen.
Entwickeln Sie auch eigene technische Lösungen?
Wir nutzen soweit wie möglich bereits vorhandene Social Media Tools, statt eigene Lösungen zu nutzen. Unsere Bilder und Grafiken sind bei Flickr, unsere Videos bei YouTube. Unsere Mitarbeiterprofile und Ansprechpartner findet man auf Xing. Für öffentliche Kurznachrichten nutzen wir Twitter. Auf Facebook findet mittlerweile ein erheblicher Anteil der Kommunikation mit unseren Partnern und Kunden statt. Unsere Mitarbeiter verwenden Foursquare, um der Welt mitzuteilen, wo sie gerade sind. Diese extern generierten Inhalte werden dann auf unserem Webauftritt aggregiert.
Können Sie sagen, dass sich Social Media bei Ihnen eindeutig zum Erfolgsmodell entwickelt hat?
Bis auf Second Life waren alle bislang eingeführten Web-2.0-Applikationen im Unternehmenseinsatz ein voller Erfolg. Das schlägt sich auch in messbaren Zahlen nieder. Wir haben heute ungefähr die gleiche Mitarbeiterzahl wie 2005, nur 3 mal so viele Partner, 4 mal soviel buchbare Leistungen für die Partner und 25% der Mitarbeiter arbeiten nun an einem neuen Thema.
Frank Roebers
Frank Roebers ist seit 1992 Vorstandsvorsitzender der Synaxon AG. Zusammen mit seinen beiden Vorstandskollegen trägt er die Gesamtverantwortung für das Unternehmen. Das B2C-Geschäft mit der Marke PC-SPEZIALIST, die strategische Weiterentwicklung, Organisationsentwicklung und Six Sigma sind seine Arbeitsschwerpunkte. Der 44-jährige ist außerdem Diplom-Jurist und war vor seiner Zeit bei Synaxon bereits eigenständiger Computerhändler.
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Die SYNAXON AG ist mit über 2.800 selbstständigen Partnern und einem Außenumsatz von rund 3 Milliarden Euro die größte IT-Verbundgruppe Europas. Die Synaxon AG unterscheidet ihre Marken nach Kooperationen und Franchise-Systemen, dazu gehören die Marken Akcent, iTeam, Microtrend, PC-Spezialist und iTrends (Synaxon UK). Die Synaxon AG deckt damit einen großen Teil im IT-Markt im B2C-Segment (Microtrend und PC-Spezialist) und im B2B-Bereich (Akcent und iTeam) ab. Das Unternehmen mit Sitz in Bielefeld wurde 1991 gegründet und ist seit 1999 an der Frankfurter Börse notiert und beschäftigt rund 140 Mitarbeiter an den Standorten Bielefeld und Warrington (UK).
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